PROSEDUR PENCATATAN ARSIP
MAKALAH
PROSEDUR PENCATATAN ARSIP
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan yang Maha Kuasa, karena atas rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan tugas Makalah Prosedur Pencatatan Arsip. Makalah
ini di buat untuk memenuhi tugas Sistem Pemeberkasan yang telah di berikan
kepada kami berdasarkan pembagian kelompok.
Dalam kesempatan ini kami juga ingin mengucapkan terima
kasih atas pemebriaan tugas ini di karenakan kehadiran tugas ini telah memberi pengetahuan baru kepada kami
serta mampu membuka cakrawala berfikir kami sehingga mampu menyelesaikan
makalah ini dalam jangkan waktu yang telah di tentukan.
Namun kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari
kata sempurna. Oleh sebab itu, kami sangat mengaharapkan saran dan kritik yang membangun,
khususnya dosen dan berbagai kalangan intelektual lainya . Kami akan sangat menerima
segala kritik dan saran dengan senang hati sebab pada dasarnya kami semua masih
dalam proses pembelajaran dan masih membutuhkan berbagai bimbingan.
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang.
Arsip
adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau
ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan
informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide,
film-strip, mikro film), komputer (pita,tape,piringan,rekaman, disket), kertas
photocopy dan lain-lain.
Sesuai
dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai
kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas,
kertas film (celluloid), dan media komputer (disket, pita magnetik dan
sebagainya).
Menurut
Undang-Undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah (Depkes, 1971: 43)
- Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima olah Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan pengertian di
atas serta pengertian arsip yang berlandaskan pada UU maka dapat di katakan
bahwa arsip merupakan sebuah hal penting yang harus mendapat perlakuan khusus
baik dalam proses penyimpanan maupun penggunaanya sehingga masih dapat di
pergunakan dalam jangka waktu yang cukup lama. Maka untuk menjaga tingkat
keawetan pada suatu berkas ataupun arsip dapat terus terjaga sehingga dapat di
pergunakan kembali jikalau di perlukan. Maka untuk mewujudkan hal ini perlunya
sebuah pemahaman akan proses penyimpanan serta prosedur pencatatan arsip
sehingga mampun menciptakan sebuah keterangan yang jelas mengenai kondisi
sebuah arsip maupun di mana letak penyimpanannya.
Hal ini juga sekaligus
menjadi sebuah penegasan bahwa prosedur pencatatan ataupun penyimpanan
merupakan sebuah hal vital yang pelu di pelajari dan di aplikasikan. Terutama
dari segi pencatanan sebab prosedur pencatatan memungkinkan sebuah lembaga
informasi seperti perpustakaan dll agar dapat menciptakan suatu prosedur
pemberkasan yang berlangsung secara tersistematis dan mudah di kontrol sebab
dengan melakukan pencatanan secara rutin dan teliti maka akan mendapat sebuah
gambaran yang terperinci juga mengenai kondisi arsip,surat,ataupun dokumen yang
sedang di pakai,di pinjamkan.
BAB II
PEMBAHASAN
Dalam proses pencatatan arsip ada tiga
prosedur yang perlu di perhatian, tiga prosedur itu akan di uraikan di bawah
ini sebagai berikut:
A.BUKU AGENDA
Mengagendakan
surat adalah kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda (buku harian).
Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Buku agenda
adalah suatu buku yang digunakan untuk mengagendakan surat masuk maupun surat
keluar dalam suatu perusahaan.
Fungsi dari buku agenda :
1.
Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
2.
Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.
3.
Untuk mengetahui penomoran surat keluar.
4.
Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.
Selain itu juga buku agenda terdiri atas 3 jenis format:
1 Buku agenda tunggal
adalah buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam
suatu format.
2
Buku
agenda berpasangan
adalah yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk
dan sebelah kiri untuk surat keluar.
3 Buku agenda kembar
adalah buku agenda yang
terdiri atas 2 buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk
surat keluar.
B.KARTU KENDALI
Kartu
kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat
dengan mudah ditemukan kembali.
Fungsi kartu kendali:
-
Alat pengendali surat masuk dan keluar
-
Alat pelacak surat
-
Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
-
Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
Keuntungan
menggunakan kartu kendali:
-Lebih
efisien disbanding buku agenda
-Dapat
membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
-Menghilangkan
pencatatan berulang
-Mudah
melacak lokasi surat yang dip roses
-Memudahkan
penyusunan arsip
-Memudahkann
inventarisasi dan penilaian arsip
Berikut
contoh kartu kendali
|
|||||||||||||||||||||
KET:
- Kolom
indeks yang merupakan kolom yang kegunaannya untuk menulis kata tangkap sebagai
petunjuk utama surat.
-
Kolom
tanggal digunakan untuk mencantumkan nomor urutan surat
-
Kolom
nomor surat yakni kolom yang isinya untuk mencatat nomor urutan surat
-
Kolom
huruf M / K, untuk diisi huruf M jika surat yang diproses adalah surat masuk
dan huruf K jika surat yang diproses adalah surat keluar
-
Kolom
kode adalah kolom untuk menulis kode klasifikasi arsip
-
Kolom
isi ringkas kolom yang digunakan untuk ringkasan isi surat
-
Kolom
lampiran adalah kolom yang digunakan untuk menuliskan keterangan mengenai
jumlah dan jenis lampiran yang menyertai sebuah surat
-
Kolom
‘dari’ adalah kolom untuk mencatat dari mana asal surat tersebut
-
Kolom
‘kepada’ merupakan kolom yang digunakan untuk mencatat kepada siapa surat
tersebut ditujukan
-
Kolom
‘tanggal’ digunakan untuk mencatat tanggal surat masuk atau surat keluar
-
Kolom
nomor digunakan untuk mencatat nomor surat
-
Kolom
pengolah berisi catatan pejabat pengolah
-
Kolom
paraf adalah kolom tempat untuk paraf penerima surat
-
Kolom
catatan yakni kolom untuk mencatat suatu keterangan lain yang dianggap perlu.
C.TATA
NASKAH
Prosedur
tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun
data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan
pokok secara kronologi dalam sebuah berkas.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan:
Berdasarkan
hasil pemaparan di atas maka kami menyimpulkan bahwa prosedur pencatatan
mempunyai pengaruh yang begitu besar terhadap kinerja suatu intisusi ataupun
lembaga-lembaga informasi sebab pada dasarnya prosedur pencatatan yang di
kelompokan ke dalam tiga tahapan tersebut sudah memiliki keunggulana-keunggulan
tersendiri. Meskipun keunggulan di antara masing-masing tahapan berbeda-beda
namun pada dasarnya tiga tahapan tersebut mempunayi suatu kesamaan yaitu mampu
menciptakan suatu sistem kontrol terhadap arsip,dokumen,ataupun surat menyurat
secara sistematis.
Namun
keunggulan prosedur pencatatan tersebut masih menjadi sebuah pertanyaan besar
dalam bentuk implementasinya sebab terkadang hal-hal sepenting ini masih terus
di abaikan oleh pustakawan maupun perpustakaan. Krisis Sumber Daya Manusia
ataupun sifat dan perilaku yang masih cenderung apatis di lingkungan
Perpustakaan masih harus menjadi sebuah pekerjaan rumah yang besar jikalau
ingin menciptakan suatu Perpustaan yang
tersusun secara sistematis baik dari sisi internal maupun eksternalnya.
Komentar
Posting Komentar